Wohnung dokumentieren als Mieter: Der komplette Leitfaden

1. Warum solltest du als Mieter dokumentieren?

Die Mietkaution betraegt in der Regel zwei bis drei Nettokaltmieten. Bei einer durchschnittlichen Kaltmiete von 700 bis 900 Euro in deutschen Staedten sind das schnell 1.500 bis 2.700 Euro, die du bei Einzug hinterlegst. Dieses Geld bekommst du beim Auszug nur dann vollstaendig zurueck, wenn du nachweisen kannst, dass du die Wohnung nicht ueber das normale Mass hinaus beschaedigt hast.

Genau hier liegt das Problem: Ohne Dokumentation steht im Streitfall deine Aussage gegen die des Vermieters. Wer hat den Kratzer im Parkett verursacht? War der Wasserfleck an der Decke schon beim Einzug da? Ohne Nachweis bist du in einer schwachen Position. Der Vermieter kann Schaeden, die bereits vor deinem Einzug bestanden, dir zuschreiben – und einen Teil deiner Kaution einbehalten.

Eine strukturierte Dokumentation aendert das. Wenn du den Zustand der Wohnung systematisch festhaltst, hast du eine nachvollziehbare Grundlage fuer jede Diskussion. Das gilt nicht nur fuer die Kaution, sondern auch fuer Maengel waehrend der Mietzeit. Wenn du einen Schimmelfleck meldest, ist es hilfreich zu zeigen, wann er zum ersten Mal aufgetreten ist und wie er sich entwickelt hat.

Kurz gesagt: Dokumentation ist dein wichtigstes Werkzeug als Mieter. Sie kostet wenig Zeit, kann dir aber viel Geld und Aerger sparen. In unserem Artikel Kaution schuetzen durch Dokumentation gehen wir noch detaillierter darauf ein, wie du konkret deine Kaution absicherst.

2. Was solltest du dokumentieren?

Eine vollstaendige Dokumentation umfasst mehr als nur ein paar Fotos von den Waenden. Hier ist eine Uebersicht der wichtigsten Bereiche, die du festhalten solltest:

Wohnungszustand bei Einzug

Der wichtigste Zeitpunkt fuer deine Dokumentation ist der Einzug. Gehe Raum fuer Raum durch und halte den Zustand von Boeden, Waenden, Decken, Fenstern, Tueren, Armaturen und allen Einbauten fest. Achte besonders auf bereits bestehende Schaeden: Kratzer, Dellen, Verfaerbungen, abgeplatzte Farbe, tropfende Wasserhahne oder klemmende Fenster. Alles, was nicht im Neuzustand ist, sollte dokumentiert werden.

Bestehende Schaeden und Maengel

Maengel koennen waehrend der gesamten Mietdauer auftreten: ein undichtes Fenster, Feuchtigkeit im Bad, eine defekte Heizung oder Laermstoerungen durch Baustellen. Dokumentiere jeden Mangel sofort, wenn du ihn feststellst, und melde ihn zeitnah deinem Vermieter. Eine genaue Anleitung findest du in unserem Ratgeber Maengel richtig dokumentieren.

Zaehlerstaende

Zaehlerstaende fuer Strom, Gas, Wasser und Heizung solltest du bei Einzug, regelmaessig waehrend der Mietzeit und beim Auszug ablesen und fotografisch festhalten. So kannst du Abrechnungen pruefen und bei Unstimmigkeiten nachvollziehbar belegen, welche Werte zu welchem Zeitpunkt galten. Mehr dazu in unserem Artikel Zaehlerstaende dokumentieren.

Kommunikation mit dem Vermieter

Halte alle wichtigen Absprachen schriftlich fest. Wenn du einen Mangel telefonisch meldest, schicke hinterher eine kurze E-Mail oder Nachricht zur Bestaetigung. Notiere Datum, Inhalt und Form jeder Kommunikation. Das hilft dir, den Verlauf von Anfragen und Reaktionen spaeter nachzuvollziehen.

Reparaturen und Instandhaltung

Wenn Reparaturen durchgefuehrt werden – egal ob vom Vermieter beauftragt oder von dir selbst – dokumentiere den Vorher-Nachher-Zustand. Halte fest, wer die Reparatur wann durchgefuehrt hat und welche Materialien verwendet wurden. Das ist besonders wichtig, wenn du als Mieter Schoenheitsreparaturen uebernimmst.

Zustand bei Auszug

Genau wie beim Einzug solltest du den Zustand der Wohnung beim Auszug vollstaendig dokumentieren. Idealerweise machst du die Fotos am Tag der Uebergabe, bevor der Vermieter die Wohnung besichtigt. So hast du einen klaren Nachweis darueber, in welchem Zustand du die Wohnung hinterlassen hast.

3. Wie dokumentierst du richtig?

Nicht jede Dokumentation ist gleich aussagekraeftig. Damit deine Aufnahmen und Notizen im Streitfall auch wirklich nuetzlich sind, solltest du einige Grundregeln beachten.

Fotos: Qualitaet und Perspektive

Gute Fotos sind das Rueckgrat jeder Wohnungsdokumentation. Fotografiere bei guter Beleuchtung – am besten bei Tageslicht. Mache fuer jeden Raum sowohl Ueberblicksbilder (die den gesamten Raum zeigen) als auch Detailaufnahmen (Nahaufnahmen von Schaeden, Kratzern, Flecken). Eine sinnvolle Reihenfolge ist: Zuerst den Raum als Ganzes fotografieren, dann im Uhrzeigersinn jede Wand, Boden und Decke, und schliesslich einzelne Auffaelligkeiten im Detail.

Wichtig: Achte darauf, dass die Fotos scharf sind und der Schaden oder Zustand klar erkennbar ist. Ein unscharfes Bild eines Kratzers nuetzt wenig. Wenn moeglich, lege einen Gegenstand als Groessenreferenz daneben – ein Lineal, eine Muenze oder ein Feuerzeug hilft, die Dimension einzuschaetzen.

Zeitstempel: Warum das Datum entscheidend ist

Ein Foto ohne erkennbares Datum hat nur begrenzten Wert. Deshalb ist der Zeitstempel so wichtig. Jedes digitale Foto enthaelt sogenannte EXIF-Daten – Metadaten, die unter anderem Datum, Uhrzeit und teilweise den Aufnahmeort speichern. Diese Daten werden automatisch von deinem Smartphone gespeichert.

Allerdings lassen sich EXIF-Daten nachtraeglich aendern. Deshalb gehen professionelle Dokumentationsloesungen einen Schritt weiter und nutzen kryptografische Zeitstempel. Dabei wird ein digitaler Fingerabdruck (Hash) deines Fotos oder Eintrags an einen unabhaengigen Zeitstempel-Dienst gesendet, der bestaetigt, dass diese Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt existiert haben. Das ist deutlich belastbarer als ein einfaches Dateidatum.

Beschreibung: Kurz, sachlich, vollstaendig

Zu jedem Foto gehoert eine kurze schriftliche Beschreibung. Halte fest, was du siehst: "Kratzer im Laminat im Wohnzimmer, ca. 15 cm lang, vor der Balkontuer. Bei Einzug bereits vorhanden." Schreibe sachlich und objektiv. Vermeide Bewertungen wie "schlimmer Schaden" oder emotionale Formulierungen. Je nuechterner und praeziser, desto besser.

Wichtige Informationen in jeder Beschreibung: Was ist es? Wo genau befindet es sich? Wie gross oder auffaellig ist es? Wann wurde es festgestellt? War es bereits vorhanden oder ist es neu aufgetreten?

Struktur: Raum fuer Raum, systematisch

Die beste Dokumentation ist nutzlos, wenn du sie nicht wiederfindest. Strukturiere deine Aufnahmen nach Raeumen: Flur, Kueche, Bad, Wohnzimmer, Schlafzimmer, Keller, Balkon. Innerhalb jedes Raums gehst du systematisch vor – Waende, Boden, Decke, Fenster, Tueren, Einbauten. Diese Struktur hilft dir nicht nur beim Erstellen, sondern auch spaeter beim Wiederfinden und Vergleichen.

4. Wann dokumentieren? Der Mieter-Lifecycle

Dokumentation ist kein einmaliger Akt, sondern begleitet dich idealerweise durch die gesamte Mietzeit. Hier sind die drei Phasen, in denen du besonders aufmerksam sein solltest:

Phase 1: Vor und beim Einzug

Der Einzug ist der wichtigste Zeitpunkt. Idealerweise dokumentierst du die Wohnung bereits bei der Wohnungsbesichtigung oder spaetestens bei der Schluesseluebergabe – bevor du eigene Moebel einraeumst. Gehe jeden Raum systematisch durch und erstelle ein Uebergabeprotokoll. Lies auch unsere Wohnungsuebergabe Checkliste, damit du keinen Punkt vergisst.

Besonders wichtig beim Einzug: Notiere alle Zaehlerstaende, pruefe alle Fenster und Tueren auf Funktion, teste Wasserhahne und Toilettenspuelung, schau hinter grosse Geraete wie Herd und Kuehlschrank, und vergiss Keller- und Dachbodenabteile nicht.

Phase 2: Waehrend der Mietzeit

Auch nach dem Einzug solltest du regelmaessig dokumentieren. Das bedeutet nicht, dass du jeden Tag Fotos machen musst. Aber bei jedem relevanten Ereignis – ein neuer Mangel, eine Reparatur, eine Aenderung am Zustand der Wohnung – solltest du einen Eintrag erstellen. Auch die regelmaessige Ablesung der Zaehlerstaende (zum Beispiel monatlich oder quartalsweise) gehoert dazu.

Typische Anlaesse fuer Dokumentation waehrend der Mietzeit: Schimmel oder Feuchtigkeit, defekte Geraete, Schaeden durch Dritte (z.B. Wasserrohrbruch im Nachbarhaus), Umbauten oder Renovierungen, Kommunikation mit dem Vermieter ueber Maengel und die Reaktion darauf.

Phase 3: Vor und beim Auszug

Der Auszug ist der zweite kritische Zeitpunkt. Dokumentiere den Zustand der Wohnung, nachdem du sie gereinigt und geraubt hast, aber bevor du die Schluessel zurueckgibst. Erstelle erneut ein ausfuehrliches Uebergabeprotokoll und vergleiche den aktuellen Zustand mit deiner Einzugsdokumentation. So kannst du zeigen, welche Veraenderungen normale Abnutzung sind und welche bereits beim Einzug bestanden.

5. Digital vs. Analog: Ordner oder App?

Grundsaetzlich kannst du deine Wohnungsdokumentation auf Papier oder digital fuehren. Beide Wege haben ihre Berechtigung, aber in der Praxis zeigen sich deutliche Unterschiede in Aufwand und Zuverlaessigkeit.

Der groesste Vorteil einer digitalen Loesung liegt in der Automatisierung. Du musst dich nicht selbst um Zeitstempel, Sortierung oder Dateiablage kuemmern – das uebernimmt die App. Ausserdem hast du deine Dokumentation immer dabei, auch wenn du zum Beispiel spontan bei einer Wohnungsbesichtigung bist oder im Keller den Wasserzaehler abliest.

Ein weiterer Punkt: In einer WG ist die gemeinsame Dokumentation mit Papier kaum praktikabel. Wer hat den Ordner? Wer traegt ein? Eine digitale App mit geteilter Timeline loest dieses Problem elegant – alle Mitbewohner sehen dieselben Eintraege und koennen eigene hinzufuegen.

Natuerlich hat auch die analoge Variante Vorteile: kein Account noetig, keine Abhaengigkeit von Technik, und physische Dokumente haben fuer manche Menschen eine groessere Greifbarkeit. Letztlich kommt es darauf an, dass du ueberhaupt dokumentierst – egal ob analog oder digital. Wenn du aber den Aufwand minimieren und die Qualitaet maximieren willst, ist eine spezialisierte App die bessere Wahl.

6. Zusammenfassung

Wohnungsdokumentation muss nicht kompliziert sein. Wenn du die folgenden fuenf Punkte beachtest, bist du als Mieter gut aufgestellt:

• 1Frueh anfangen: Dokumentiere den Wohnungszustand ab dem ersten Tag. Je frueher du startest, desto lueckenloser ist deine Dokumentation beim Auszug.
• 2Systematisch vorgehen: Arbeite Raum fuer Raum ab und folge einer festen Struktur. So vergisst du nichts und findest alles wieder.
• 3Zeitstempel sichern: Nutze EXIF-Daten und kryptografische Zeitstempel, damit nachvollziehbar ist, wann eine Aufnahme entstanden ist.
• 4Regelmaessig aktualisieren: Dokumentiere nicht nur bei Einzug und Auszug, sondern auch bei jedem relevanten Vorfall waehrend der Mietzeit.
• 5Digital dokumentieren: Eine spezialisierte App spart Zeit, sorgt fuer Struktur und liefert automatisch Zeitnachweise. Teilen mit Mitbewohnern ist ebenfalls einfach moeglich.

Egal ob du gerade einziehst, schon laenger in deiner Wohnung lebst oder bald ausziehen wirst – es ist nie zu spaet, mit der Dokumentation anzufangen. Jeder Eintrag, den du heute machst, kann morgen den Unterschied machen.