Wohnungsuebergabeprotokoll: Vorlage, Tipps und digitale Loesung fuer Mieter

Die Wohnungsuebergabe ist einer der wichtigsten Momente im Mietverhaeltnis. Was beim Einzug oder Auszug nicht im Protokoll steht, kann spaeter zu Streit ueber Schaeden, Maengel und Kautionsabzuege fuehren. In diesem Ratgeber erfaehrst du, was ein Wohnungsuebergabeprotokoll ist, was unbedingt reingehoert und wie du typische Fehler vermeidest. Ausserdem zeigen wir dir, warum eine digitale Loesung dem klassischen Papierprotokoll ueberlegen ist.

Was ist ein Wohnungsuebergabeprotokoll?

Ein Wohnungsuebergabeprotokoll ist ein Dokument, das den Zustand einer Mietwohnung zum Zeitpunkt der Uebergabe festhielt. Es wird sowohl beim Einzug als auch beim Auszug erstellt und dient dazu, den Ist-Zustand der Wohnung nachvollziehbar zu dokumentieren. Beide Parteien – Mieter und Vermieter (oder ein Bevollmaechtigter wie die Hausverwaltung) – gehen gemeinsam durch alle Raeume und halten fest, was sie sehen: Kratzer im Parkett, ein Riss in der Fliese, eine nicht schliessende Tuer, die Funktion der Heizung und vieles mehr.

Am Ende unterschreiben beide Seiten das Protokoll. Damit bestaetigen sie, dass die beschriebenen Zustaende zum Zeitpunkt der Uebergabe so vorlagen. Das Protokoll wird fuer jede Partei in Kopie aufbewahrt. Es bildet die Grundlage, falls es spaeter Meinungsverschiedenheiten ueber den Zustand der Wohnung gibt – etwa bei der Rueckzahlung der Kaution.

Wichtig: Das Protokoll ist kein Vertrag und ersetzt auch keinen Mietvertrag. Es ist ein Beweisdokument, das beiden Seiten Sicherheit gibt. Je ausfuehrlicher und genauer es ist, desto besser schuetzt es dich als Mieter im Streitfall.

Ist ein Uebergabeprotokoll Pflicht?

Nein, ein Uebergabeprotokoll ist in Deutschland keine gesetzliche Pflicht. Es gibt keine Vorschrift im BGB, die Mieter oder Vermieter dazu verpflichtet, bei der Wohnungsuebergabe ein Protokoll zu erstellen. Dennoch ist es dringend empfohlen – und zwar fuer beide Seiten.

Der Grund: Ohne Protokoll steht im Streitfall Aussage gegen Aussage. War der Kratzer im Laminat schon beim Einzug da? Funktionierte die Heizung bei der Uebergabe? Wie viele Schluessel wurden uebergeben? All diese Fragen lassen sich ohne schriftliche Dokumentation kaum klaeren. Wenn du als Mieter keinen Nachweis ueber den Einzugszustand hast, kann der Vermieter bei der Kautionsabrechnung Schaeden geltend machen, die du gar nicht verursacht hast.

Umgekehrt schuetzt ein Protokoll auch den Vermieter: Wenn Schaeden erst nach dem Einzug entstanden sind, kann er das anhand des Protokolls nachvollziehbar belegen. In der Praxis lehnen manche Vermieter ein Protokoll ab – das ist fuer dich ein Warnsignal. In diesem Fall solltest du den Zustand der Wohnung selbststaendig dokumentieren: mit Fotos, Videos und einer schriftlichen Beschreibung. Am besten mit einem Zeugen dabei.

Tipp: Auch wenn der Vermieter kein Protokoll moechte – erstelle trotzdem eines. Schicke ihm anschliessend eine Kopie per E-Mail oder Brief und bitte um Bestaetigung. So hast du zumindest einen nachvollziehbaren Nachweis ueber den Zustand bei Uebergabe.

Was gehoert in ein Uebergabeprotokoll?

Ein gutes Uebergabeprotokoll ist moeglichst detailliert. Je genauer du den Zustand der Wohnung festhieltst, desto besser bist du abgesichert. Hier ist eine ausfuehrliche Checkliste mit allen Punkten, die in dein Protokoll gehoeren:

Allgemeine Angaben

• Datum und Uhrzeit der Uebergabe – wichtig fuer die zeitliche Zuordnung
• Adresse der Wohnung (Strasse, Hausnummer, Etage, Wohnungsnummer)
• Anwesende Personen – vollstaendige Namen von Mieter, Vermieter und ggf. Zeugen oder Bevollmaechtigten
• Art der Uebergabe – Einzug oder Auszug

Raumweise Zustandsbeschreibung

Gehe jeden Raum einzeln durch und halte den Zustand folgender Elemente fest:

• Boeden – Kratzer, Flecken, Abnutzung, lose Fliesen, Dellen im Parkett
• Waende und Decken – Risse, Duebelloecher, Verfaerbungen, Feuchtigkeit, Schimmelspuren, Zustand des Anstrichs
• Fenster und Tueren – Schliessen sie richtig? Dichtungen intakt? Kratzer oder Beschaedigungen an Rahmen und Glas?
• Sanitaeranlagen – Wasserhahne, Toilette, Dusche/Badewanne, Fugen, Silikondichtungen, Ablauf
• Elektrik – Steckdosen funktionsfaehig? Lichtschalter? Sicherungskasten? Klingelanlage?
• Heizung – Funktioniert sie? Thermostate vorhanden und funktionsfaehig? Heizkoerper beschaedigt?
• Einbaumoebel und Ausstattung – Einbaukueche, Einbauschraenke, Spiegel, Gardinenstangen – alles vorhanden und funktionsfaehig?

Zaehlerstaende

Notiere die Zaehlerstaende fuer Strom, Gas und Wasser (kalt und warm) zum Zeitpunkt der Uebergabe. Fotografiere die Zaehler inklusive Zaehlernummer. Die Zaehlerstaende sind entscheidend fuer die korrekte Abrechnung der Nebenkosten und verhindern, dass dir der Verbrauch des Vormieters oder Nachmieters in Rechnung gestellt wird.

Mehr dazu in unserem Ratgeber Zaehlerstaende richtig dokumentieren.

Schluesseluebergabe

• Wie viele Schluessel werden uebergeben?
• Welche Art: Haustuer, Wohnungstuer, Briefkasten, Keller, Garage, Waschkueche?
• Sind alle Schluessel vollstaendig? Stimmt die Anzahl mit dem Mietvertrag ueberein?

Fotos als Anlage

Fotos sind das beste Beweismittel fuer den Zustand der Wohnung. Mache Uebersichtsfotos von jedem Raum und Detailfotos von allen Maengeln, Schaeden oder Auffaelligkeiten. Achte auf gute Beleuchtung und darauf, dass die Fotos den Zustand klar erkennen lassen. Ideal: Die Fotos werden direkt im Protokoll referenziert, zum Beispiel „Siehe Foto 3: Kratzer im Wohnzimmer-Parkett“.

Unterschriften

Beide Parteien unterschreiben das Protokoll. Damit bestaetigen sie, dass die dokumentierten Zustaende korrekt festgehalten wurden. Ohne Unterschrift beider Seiten verliert das Protokoll erheblich an Wert. Tipp: Unterschreibe nie unter Druck. Lies dir das Protokoll in Ruhe durch und ergaenze fehlende Punkte, bevor du unterschreibst.

Einzug vs. Auszug: Was ist anders?

Grundsaetzlich hat das Uebergabeprotokoll bei Einzug und Auszug denselben Aufbau. Der Unterschied liegt im Zweck und in der Perspektive.

Das Einzugsprotokoll

Beim Einzug dokumentierst du den Ist-Zustand der Wohnung, so wie du sie vom Vermieter uebergeben bekommst. Jeder Mangel, der bereits vorhanden ist – egal wie klein – sollte ins Protokoll. Ein kleiner Kratzer im Parkett mag unwichtig erscheinen, aber wenn der Vermieter beim Auszug Geld dafuer von der Kaution abziehen will, bist du froh, wenn du nachweisen kannst, dass er schon beim Einzug da war.

Sei deshalb beim Einzugsprotokoll besonders gruendlich. Nimm dir Zeit, geh jeden Raum systematisch durch und halte alles fest. Lieber ein Detail zu viel als eins zu wenig.

Das Auszugsprotokoll

Beim Auszug wird der aktuelle Zustand der Wohnung mit dem Einzugsprotokoll verglichen. War der Kratzer schon beim Einzug da? Dann kann der Vermieter ihn dir nicht in Rechnung stellen. Ist ein neuer Schaden hinzugekommen? Dann wird im Auszugsprotokoll dokumentiert, um welchen Schaden es sich handelt und in welchem Raum er sich befindet.

Das Auszugsprotokoll ist haeufig der Moment, in dem ueber Kautionsabzuege verhandelt wird. Je besser dein Einzugsprotokoll ist, desto staerker ist deine Position. Deshalb gilt: Die Vorbereitung fuer ein gutes Auszugsprotokoll beginnt am Tag des Einzugs.

Tipp: Bringe dein Einzugsprotokoll zur Auszugsuebergabe mit und gehe die Punkte gemeinsam mit dem Vermieter durch. So koennt ihr Aenderungen direkt vergleichen und Unstimmigkeiten klaeren.

7 haeufige Fehler bei der Wohnungsuebergabe

Diese Fehler sehen wir immer wieder – und sie koennen dich im schlimmsten Fall Teile deiner Kaution kosten. Vermeide sie unbedingt:

1. Kein Protokoll erstellen – Der groesste Fehler ueberhaupt. Ohne Protokoll hast du keinen nachvollziehbaren Nachweis ueber den Zustand der Wohnung bei Ein- oder Auszug. Wenn der Vermieter spaeter Schaeden reklamiert, stehst du ohne Dokumentation da.
2. Nur muendlich festhalten – „Wir haben darueber gesprochen“ reicht nicht. Muendliche Vereinbarungen lassen sich spaeter nicht nachweisen. Halte alles schriftlich fest, mit Unterschrift beider Parteien.
3. Keine Fotos machen – Ein Protokoll ohne Fotos ist nur halb so viel wert. Fotos dokumentieren den Zustand visuell und eindeutig. Schreib nicht nur „Kratzer im Parkett“, sondern fotografiere den Kratzer mit einem Massstab daneben.
4. Zaehlerstaende vergessen – Die Zaehlerstaende werden bei der Uebergabe abgelesen und dokumentiert. Wer das vergisst, riskiert falsche Nebenkostenabrechnungen. Im schlimmsten Fall zahlst du den Verbrauch des Vormieters mit.
5. Unter Zeitdruck unterschreiben – Manche Vermieter draengen: „Unterschreiben Sie hier schnell, dann sind wir fertig.“ Lass dich nicht hetzen. Lies das Protokoll gruendlich durch und pruefe jeden Punkt. Wenn etwas fehlt oder falsch ist, bestehe auf Korrektur.
6. Maengel nicht sofort notieren – Wenn dir bei der Begehung ein Mangel auffaellt, schreib ihn sofort auf. „Das trage ich spaeter nach“ fuehrt dazu, dass Dinge vergessen werden. Der Vermieter wird einer nachtraeglichen Ergaenzung moeglicherweise nicht zustimmen.
7. Keine Kopie behalten – Stelle sicher, dass du eine vollstaendige Kopie des unterschriebenen Protokolls behaeltst. Ein Foto des Protokolls mit dem Smartphone ist das Minimum. Besser: eine digitale Kopie, die du jederzeit abrufen kannst.

Digital vs. Papier: Warum eine App besser ist

Das klassische Papierprotokoll hat seinen Zweck jahrzehntelang erfuellt. Aber es hat auch deutliche Schwaechen: Fotos koennen nicht direkt eingebettet werden, handschriftliche Notizen sind oft schwer lesbar, und das Dokument kann verloren gehen. Eine digitale Loesung wie WohnungsDoku loest genau diese Probleme.

Vorteile einer digitalen Protokoll-Loesung

• Fotos direkt eingebettet – Deine Fotos werden direkt im Protokoll gespeichert und den jeweiligen Raeumen zugeordnet. Kein separater Fotoordner, kein Durcheinander mit Dateinamen.
• Kryptografische Zeitstempel – WohnungsDoku versieht jeden Eintrag mit einem kryptografisch gesicherten Zeitstempel (RFC 3161). Das bedeutet: Du kannst nachweisen, wann genau ein Foto oder eine Notiz erstellt wurde. Nachtraegliche Manipulationen sind ausgeschlossen.
• Nichts vergessen – Die App fuehrt dich Raum fuer Raum durch die Dokumentation. Du bekommst eine strukturierte Vorlage, die alle wichtigen Punkte abdeckt: Boeden, Waende, Fenster, Sanitaer, Elektrik, Heizung. So vergisst du keinen wichtigen Aspekt.
• Jederzeit abrufbar – Dein Protokoll liegt nicht in einer Schublade, sondern ist digital gespeichert und jederzeit zugaenglich. Ob am Smartphone, Tablet oder Computer – du hast deine Dokumentation immer dabei.
• Teilbar in WGs – In einer Wohngemeinschaft koennen alle Mitbewohner auf die Dokumentation zugreifen. Das ist besonders praktisch, wenn bei einem WG-Bewohnerwechsel der Zustand der Gemeinschaftsraeume dokumentiert werden muss.
• PDF-Export – Wenn du dein Protokoll doch in Papierform brauchst – etwa fuer den Vermieter oder den Mieterverein – kannst du es jederzeit als professionelles PDF exportieren.
• Offline-faehig – Selbst ohne Internetverbindung kannst du dein Protokoll erstellen. Die Daten werden lokal gespeichert und synchronisiert, sobald du wieder online bist.

Mehr dazu, wie du deine Wohnung insgesamt strukturiert dokumentierst, findest du in unserem Leitfaden: Wohnung dokumentieren als Mieter.

Das Uebergabeprotokoll ist nur ein Teil der Mieterdokumentation. Genauso wichtig ist es, waehrend der Mietzeit Maengel, Schaeden und Zaehlerstaende kontinuierlich festzuhalten. Mit WohnungsDoku hast du alles an einem Ort – vom Einzug bis zum Auszug.